Huoltoavain koostuu useista vastavuoroisesti yhdistetyistä moduuleista, joista jokaisella hallinnoidaan omantyyppistä informaatiota. Tältä sivulta löydät yksityiskohtaisen kuvauksen jokaisesta näistä vakiona saatavilla olevasta moduulista. Tukeaksemme jokaisen asiakkaan yksilöllisiä tarpeita järjestelmään voidaan lisätä vielä räätälöityjä moduuleita.
Vakiona järjestelmä sisältää seuraavat moduuli:
- Vuokralaiset
- Yhteystiedot (Tekniset, ylläpito)
- Oheiskohteet
- Sopimukset
- Asiakirjat (Tekniset, ohjeet)
- Kunnossapito-ohjelma (planning, records, resources)
- Työtehtävät
- Korjaukset
- Kulutus (energia, vesi, ...)
- Muistiinpanot
- Henkilöstö
- Löytötavarat
- Mallipohjat
- Monikielisyys
Kiinteistöt ja objektit
Kiinteistöt ovat Huoltoavain-järjestelmän perusyksikköjä. Kiinteistö tai ”objekti” on kohde, josta haluamme kerätä tietoja. Tämä voi olla rakennus, laitteiston osa tai vastaava. Tyypillinen esimerkki tästä on: rakennus tai kiinteistö, talo, huoneisto tai kiinteistöjen laitteisto, kuten huonekalu tai ilmanvaihtolaitteisto. Jokaisella kiinteistöllä (objektilla) on oma koodi, nimi ja sijainti. Kiinteistöt voivat liittyä toisiinsa usealla eri yhteystyylillä kuten ”on osa jostakin”, naapuri, kuuluu johonkin, laitteisto, järjestelmä. Nämä oheiskohteiden yhteystyypit ovat käyttäjän muokattavissa.
Samankaltaisten kohteiden tietojen syöttöä helpottavat järjestelmässä olevat mallipohjat, joilla nopeutetaan ja yksinkertaistetaan toistuvien tietojen syöttöä, samalla tiedot tulevat organisoitua aina yhdenmukaisesti. Mallipohjiin käyttäjä voi määritellä syötettävien kenttien tyypit (esim. asuntojen pinta-ala m² tai varavoimageneraattoreiden teho kW). Katso lisätietoja kohdasta mallipohjat.
Omistajat
Jokaisella kiinteistöllä voi olla useita omistajia, tämä voi olla yksityinen henkilö tai yritys. Järjestelmä pitää kirjaa omistajien tiedoista, nämä tiedot löytyvät myös yleisellä haulla. Järjestelmä pitää kirjaa myös omistajien muutoksista.
Lisäksi sitä voidaan käyttää tallentamaan omistajien ja järjestelmän hallinnoijien välinen viestintä.
takaisin ylös
Vuokralaiset
Järjestelmä sisältää listan kiinteistön nykyisistä ja menneistä vuokralaisista. Yhdellä kiinteistöllä voi olla useampia vuokalaisia. Vuokralainen voi olla yksityinen henkilö tai yritys. Järjestelmään sisään rakennetulla sähköpostimoduulilla voidaan lähettää sähköpostia suoraan vuokalaisille.
Vuokalaisille voidaan myös antaa rajatut oikeudet järjestelmään, jolloin he voivat raportoida korjaustarpeista, kuten rikkimenneistä laitteistoista tai tarkistaa kiinteistön ylläpitosuunnitelman.
Yhteystiedot
Yhteystiedot sisältävät tiedot kiinteistöön liittyvien henkilöiden tai yritysten yhteystiedoista. Nämä voivat olla huoltohenkilökuntaa, urakoitsijoita tai muita tahoja, jotka eivät ole omistajia, vuokalaisia tai henkilökuntaa.
Yhteystiedot sisältävät kaikille yhteiset kentät, kuten puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, matkapuhelinnumeron sekä Y-tunnuksen yrityksille. Yhteystiedot voidaan ryhmitellä valmiiden tai käyttäjien määrittelemien ryhmien mukaan, kuten huoltohenkilökunta, siivouspalvelut jne.
Oheiskohteet
Oheiskohde-moduulilla voidaan määritellä yhteyksiä minkä tahansa järjestelmässä olevan kahden kiinteistön/laitteen välille. Hyviä esimerkkejä näistä ovat on autotalli, joka liittyy taloon, huoneisto tai toimisto, joka on osa asuin- tai liikekiinteistöä, tai jokin laitteisto, kuten ilmanvaihtolaitteisto, joka on asennettu rakennuksen kellariin.
Relaatioiden tyypit ovat käyttäjän määriteltävissä, näiden määrää ei ole rajoitettu.
Relaatioiden käyttö nopeuttaa järjestelmässä navigointia sekä auttaa tallentamaan tarvittavia tietoja yksityiskohtaisemmin. Mallipohjien kanssa tämä on yksilöllinen ja hyvin tehokas informaationhallintajärjestelmä.
Sopimukset
Sopimukset-moduulilla voidaan pitää kirjaa kiinteistöihin liittyvistä sopimuksista ja juridisista tiedoista. Sopimukset voivat olla ylläpito-, tavarantoimittaja-, vartiointisopimuksia jne. Järjestelmä voi valvoa sopimuksissa olevia päivämääriä ja varoittaa etukäteen ylläpitäjää, kun sopimuksen uusiminen tai tarkistaminen on ajankohtaista. Järjestelmä pitää kirjaa myös sopimusten arvosta.
Sopimukset-moduuli on yhdistetty asiakirjat-moduuliin, joten sähköiset kopiot sopimuksista ja teknisistä dokumenteista (kuten kunnossapidosta tai laitteistojen ohjeista) voidaan liittää tiettyyn sopimukseen, jolloin valitut käyttäjät saavat helpon pääsyn näihin.
Samoin kuin muut moduulit sopimukset voidaan ryhmitellä käyttäjän määrittelemillä tyypeillä.
Asiakirjat (Tekniset, ohjeet)
Kiinteistöön tai laitteistoon liittyvät asiakirjat voivat olla mitä tahansa tiedostoja. Esimerkiksi tekstiasiakirjoja (Word, PDF), kuvia, CAD-piirroksia tai muita. Asiakirja-moduuli on suunniteltu pitämään kirjaa kaikista asiaankuuluvista kiinteistön asiakirjoista, kuten teknisistä dokumentaatioista, evakuointisuunnitelmista, valokuvista, käyttöohjeista, määräyksistä, ohjeista, toimintaohjeista, turvallisuussuunnitelmista jne.
Käyttäjät voivat lisätä asiakirjoja järjestelmään joko lataamalla ne tiedostosta omalla tietokoneeltaan tai luomalla uuden sisäänrakennetulla WYSIWYG-editorilla. Asiakirjojen etsimiseen ja suodattamiseen on tehty oma lisäosa, jotta tarvittava asiakirja on helpompi löytää. Samoin kuin muut moduulit, voidaan sopimukset ryhmitellä käyttäjän määrittelemillä tyypeillä.
Kunnossapito-ohjelma
Kunnossapito-ohjelma-moduuli on yksi järjestelmän ydinosa. Se auttaa suunnittelemaan, seuraamaan ja tallentamaan kaikkia kiinteistön tai laitteiston tarvittavia kunnossapidon tehtäviä, olivatpa nämä suunniteltuja tai sitten odottamattomia. Järjestelmä pitää kirjaa myös (valinnainen ominaisuus) kaikista kunnossapitoon käytetyistä resursseista (työaika, materiaalit, laitteiston käyttö).
Ylläpito voi sisältää siivouksen, tavanomaiset korjaukset ja tarkistukset, pienet sekä suuret korjaukset ja uudenaikaistukset.
Suunniteltuja ylläpitoja varten järjestelmässä on kalenteri ja aikataulutustyökalu, jolla voidaan suunnitella helposti ylläpitotoimenpiteitä. Näitä voidaan suunnitella tietylle päivämäärälle tai toistumaan tietyn väliajoin. Jokainen toimenpide voidaan määrätä työtehtäväksi tietylle henkilölle.
Jokainen työntekijä voi nähdä itselle määrätyt kunnossapidon tehtävät tietyltä ajalta ja raportoida työn edistymisestä sekä käytetyistä resursseista. Esimiehet voivat näin valvoa tehtävien suorittamista aikataulun mukaisesti. Resurssien tarpeista voidaan laskea ylläpidon kustannukset ja liitää nämä taustatiedot asiakkaan laskuun.
Yhteenvedot ovat saatavilla kiinteistö- / aikajaksokohtaisesti työntekijöille ja esimiehille.
Kunnossapito-moduuliin voidaan integroida myös SMS-järjestelmä (Short Message System), jolloin työn edistymisestä voidaan lähettää ja vastaanottaa tietoa matkapuhelimen välityksellä. Tämä auttaa optimoimaan ja nopeuttamaan prosessia.
Tämä moduuli on myös integroitu seuraavaan työtehtävät-moduuliin, joka auttaa vuokalaisia tai käyttäjiä raportoimaan yllättävistä korjaustarpeista ja seuraamaan niiden edistymistä.
Työtehtävät
Työtehtävät-moduulia voivat käyttää vuokalaiset, henkilökunta sekä asiakkaat raportoidakseen ongelmista heidän käyttämissään tai hallinnoimissaan kiinteistöissä tai laitteistoissa. Kun työtehtävä on raportoitu ja lisätty järjestelmään, sen tilaa ja valmistaumista voidaan seurata. Ylläpitäjät saavat näin helposti yleiskuvan hallinnoitavien kiinteistöjen korjaustarpeista ja työtehtävistä, samalla vuokalaiset ja omistajat voivat tarkistaa, onko ongelmansa korjattu vai ei.
Yhteys kunnossapito-ohjelmaan auttaa suunnittelemaan sopivan ajankohdan korjauksille. Työtehtävän raportoija (kuten vuokralainen) voi esimerkiksi ehdottaa korjausajankohtaa (jolloin hän on itse kotona).
Työtehtäviin voidaan määritellä myös vakavuusaste, jota voidaan vaihtaa korjauksen tärkeysjärjestyksen mukaan. Kun vika on korjattu, tila vaihdetaan, vastaavasti kunnossapitotehtävät, ongelman korjaamiseen käytetyt resurssit voidaan tallentaa.
Korjaukset
Tällä moduulilla voidaan pitää kirjaa kiinteistöön tehdystä tarkistuksista. Korjaukset voivat olla esimerkiksi putkien vaihtoa, katon paikkausta jne. Jokainen tietue voi sisältää tietoa odotetuista kustannuksista, korjauksen tyypistä, asennuspäivämäärästä tai takuuajasta.
Yhteistyössä muiden moduulien kanssa (kuten asiakirjojen) saadaan arkistoitua tarpeelliset ohjeet, rakennuspiirrustukset ja muut korjauksessa tarvittavat tiedot???
Kulutus (energia, vesi, ...)
Kulutus-moduulilla voidaan pitää kirjaa kiinteistön resurssien käytöstä. Seurattavia kulutuksia ovat useimmiten vesi, sähkö, kaasu tai muut samankaltaiset resurssit. Tavoitteena on helpottaa näiden seurantaa, auttaa arvioimaan kulutusta ja optimoida näin juoksevia kustannuksia. Kulutusta mitataan kulutusmittarilla. Järjestelmään on mahdollista syöttää kulutuksen mittareita niin monta kuin kussakin kohteessa on tarpeen. Silloin jokaisen mittarin senhetkinen tila voidaan tallentaa järjestelmään, joka automaattisesti laskee yhteen ja esittää todellisen kulutuksen halutulla aikavälillä.
Tulokset esitetään yhteenvetona sekä graafisessa muodossa.
Kulutustietojen tuontia voidaan tulevaisuudessa automatisoida lukemalla ne suoraan sähköisistä mitalaitteista. Myös liitännäiset muihin järjestelmiin (kuten sähköyhtiöiden) on harkinnassa.
Muistiinpanot
Muistiinpanot voivat olla mitä tahansa yleistä tietoja, jota voidaan lisätä jokaiseen kiinteistöön tai objektiin. Muistiinpanoja voidaan käyttää useaan eri tarkoitukseen, kuten tallentamaan tehtävälistoja, tilapäisten tietojen välittämiseen silloin, kun järjestelmää käyttää useita henkilöitä jne. Muistiinpanot koostuvat otsikko-, teksti- ja tyyppi-kentistä. Muistiinpanon tyyppi on käyttäjän valittavissa.
Henkilöstö
Henkilöstö-moduulilla pidetään yllä tietoja työntekijöistä, jotka ovat vastuussa kiinteistöjen hallinnasta ja saavat kirjautua järjestelmään. Jokaiselle henkilölle voidaan osoittaa tietty rooli, joka määrittelee kyseisen henkilön oikeudet järjestelmässä. Erilaisia rooleja ovat esim. Ylläpitäjä, Tiedonkerääjä, Taloudenhoitaja, Huoltomies, Vastaanottovirkailija, Isännöitsijä...
Isojen organisaatioiden henkilöstönhallintaa varten henkilöstöä voidaan jakaa käyttäjän määrittelemiin ryhmiin.
Jokaisella käyttäjällä on järjestelmässä oma yksilöllinen nimi ja käyttäjätunnus, jonka avulla voidaan Kunnossapito-ohjelmat sekä muut tehtävät kohdistaa tietyille henkilölle. Tämä mahdollistaa kyseisen henkilön tehtävien edistymisen seurannan. Kirjautumisen jälkeen jokainen käyttäjä näkee omat tehtävänsä sekä roolinsa sallimat tiedot.
Myös jokaisesta tärkeästä muutoksesta tallennetaan muutoksen tekijän nimi, joten suurin osa muutoksista voidaan jäljittää.
Järjestelmä mahdollistaa myös jokaisen työntekijän määritellä omat tietotonsa järjestelmään, lisätä kuvan ja valita ensisijaisen kielen.
Löytötavarat
Löytötavarat-moduuli auttaa jäljittämään kadotettuja ja löydettyjä tavaroita valvottavista kohteista. Tämä voi olla erityisen hyödyllinen julkisissa ja erittäin paljon vierailluissa paikoissa tai paikoissa, joissa vuokralaiset vaihtuvat usein, kuten hotelleissa tai mökeissä jne.
Löytötavarat voidaan jäljittää ja palauttaa usean kerättävän tiedon perusteella, kuten esineen kuvauksen, kadottamis- ja löytöpäivämäärän, mistä kiinteistöstä esine katosi/löytyi, milloin ja kuka, kenelle ja miten esine palautettiin jne..
Mallipohjat (dynamic user-defined data objects)
Järjestelmässä olevilla mallipohjilla voidaan luoda dynaamisia objekteja, joiden rakenne (tietokentät) ovat yhtenevät samanlaisille tai samantyyppisille kiinteistöille. Esimerkiksi voisi olla mallipohja nimeltä ”huoneisto”, joka sisältää kentät ”pinta-ala” (m²), ”huoneiden lukumäärä” (kokonaisluku), ”lämmitys järjestelmä” (teksti tai lista kenttä) jne.
Mallipohjien tarkoituksena on säästää aikaa, kun määritellään monimutkaisia tietorakenteita, joista Huoltoavain tulee pitämään kirjaa. Samalla rajataan käyttäjän järjestelmään tallentamaa tietoa. Tämän ominaisuuden johdosta järjestelmä on hyvin joustava ”syvyyssuunnassa”, tietojen tallennusmahdollisuuksien suhteen. Voit määritellä ”asuinkiinteistön” yhdeksi isoksi kokonaisuudeksi, mutta voit myös jakaa sen pienempiin osiin kuten ”huoneisto”, ”varasto” jne. Nämä voidaan määritellä vielä tarkemmin eli huoneisto voi pitää sisältää ”pesuhuoneen”, ”keittiön”, ”laitteistoa”... käytännössä ei olemassa rajaa käytettävien mallipohjien määrälle, kaikki nämä voidaan muokata asiakkaan tarpeisiin.
Yksi mallipohja voi sisältää useampia alimallipohjia. Tämä ominaisuus mahdollistaa hierarkkisen rakenteen mallipohjille, missä tiettyä alimallipohjaa voidaan käyttää useassa päätason mallipohjassa (Esim. voit tehdä mallipohjan ”pesuhuone”, jota voidaan käyttää kiinteistöissä, jotka käyttävät päätason ”omakotitalo” tai ”huoneisto” mallipohjaa)
Monikielisyys
Huoltoavaimen käyttöliittymä on suunniteltu siten, että sitä voidaan käyttää usealla kielellä. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen käyttäjä voi valita ensisijaisen kielen, jota järjestelmä käyttää sisäänkirjautumisen jälkeen. Nyt tuettuina kielinä ovat suomi, englanti ja tsekki.
